Jak zorganizować udany event w Warszawie?

Fotografia dla firm to bardzo ważny element nie tylko promocji danej marki i dalszej ekspansji biznesowej. Profesjonalna oprawa eventowa może służyć wielu celom. Zapis ważnego wydarzenia firmowego stanowi niejako punkt wyjścia do dalszych działań promocyjnych. Zdjęcia z reportażu dokumentującego dana imprezę muszą prezentować wysoką jakość, jak i sam event.

Jak zatem zorganizować event w Warszawie, by pozytywnie zaskoczył każdego uczestnika imprezy?

Stolica to niewątpliwie polskie centrum kultury i biznesu. To tu znajdują się siedziby wielu przedsiębiorstw. W Warszawie jest tez wielu potencjalnych klientów, którzy byliby zainteresowani oferta danej marki. Dlatego organizacja eventów, spotkań integracyjnych czy imprez firmowych właśnie w Warszawie niesie szeroki wachlarz korzyści i krótko mówiąc ma sens.

Co to jest event? Rodzaje imprez firmowych

By dobrze zrozumieć charakter wydarzenia i zorganizować udany event trzeba sięgnąć do podstaw a przede wszystkim wiedzieć co oznacza słowo event.

Słowo event jest dość powszechnie używane w branży marketingowej. Co ciekawe, jak się okazuje, wiele osób nie ma do końca sprecyzowanego wyobrażenia co słowo event tak naprawdę oznacza. Często nie wiedzą więcej niż to, że “trzeba zorganizować imprezę”, lub “trzeba coś uczcić”.

Samo słowo event ma bardzo szeroki zakres. Eventy organizuje się we wszystkich grupach społecznych. To co dla jednej grupy jest specjalnym wydarzeniem, dla innej będzie czymś zupełnie codziennym.

Dlatego podczas organizacji wydarzenia tak istotne jest sprecyzowanie oczekiwań i wyobrażeń danej firmy na temat planowanego eventu.

Jedna z najstarszych definicji określa event jako “wyjątkowy moment w czasie, określony przez ceremonię i rytuał, zaspokajający czyjąś potrzebę”. Udany event musi zatem prowadzić do wyjątkowych przeżyć uczestników.

Event to jednorazowe lub nieczęste wydarzenie, wykraczające poza normalne programy czy działania organizatora lub sponsora. Dla uczestnika zaś to okazja do przeżycia wydarzenia społecznego, kulturalnego czy rekreacyjnego, które wykracza poza codzienne doświadczenia.

Wyróżnić można kilka najważniejszych typów eventów:

  • eventy biznesowe i korporacyjne – mają za zadanie wspierać cele biznesowe firmy takie jak m.in. komunikacja, szkolenia, motywowanie, PR, relacje z klientami
  • eventy marketingowe – ułatwiające kontakty sprzedawców i kupujących lub budujące znajomość marki, produktów i usług
  • targi i wystawy – eventy gromadzące sprzedawców i kupców w celu prezentacji lub sprzedaży produktów i usług
  • eventy charytatywne – tworzone przez organizacje charytatywne lub społeczność zaangażowaną w celu pozyskania środków, wsparcie działalności lub budowanie świadomości opinii publicznej
  • eventy rozrywkowe i rekreacyjne – koncerty, wystawy, ceremonie wręczenia nagród i inne występy dla celów rozrywkowych
  • wydarzenia kulturalne – organizowane dla publiczności koncerty, ceremonie rocznicowe, festiwale, karnawał
  • spotkania i konferencje – zebrania grona osób w celach edukacyjnych, informacyjnych, debaty lub dyskusje, mające na celu osiągnięcie porozumienia lub podjęcie jakiejś decyzji, budowanie relacji
  • eventy sportowe – widowiskowe lub związane z uczestnictwem zajęcia sportowe
  • eventy społeczne lub związane z cyklem życia – prywatne spotkania, za zaproszeniem w celu świętowania lub upamiętnienia jakiejś okazji ( powszechnie kojarzona jako jubileusz)
  • eventy urzędowe i obywatelskie – spotkania organizowane w ramach partii politycznych, wspólnot i instytucji samorządowych i rządowych

Wieloznaczność słowa event może sprawić duże problemy w praktykach firm eventowych. Kluczem w rozmowie z klientem jest sprecyzowanie oczekiwań obu stron. Trzeba odpowiedzieć na pytanie jakie potrzeby event ma zaspokoić oraz jakie cele osiągnąć? Dodatkowo, że event był eventem musi zapewnić uczestnikom niecodzienne przeżycia.

Warszawa należy do najpopularniejszych lokalizacji na eventy w Polsce. Największą popularnością w stolicy cieszą się wydarzenia korporacyjne, organizacja imprez firmowych oraz konferencje firmowe. Atrakcyjne miejsce czy obiekt na event odgrywa najważniejszą rolę w powodzeniu wydarzenia. Od hal po obiekty oferujące przestrzeń zieloną, agencje eventowe prześcigają się w pomysłach na atrakcyjne lokalizacje, które pozwolą zintegrować pracowników danej firmy czy wyjątkowo zaprezentować wydarzenie lub produkt.

Jak wybrać najlepszą firmę eventową z Warszawy?

Organizacją eventu może zająć się firma eventowa czy też agencja eventowa. To specjaliści, którzy wiedzą jak zaplanować imprezę żeby okazała się sukcesem, a co najważniejsze – znają najlepsze miejsca na wydarzenia eventowe w Warszawie. Przy wyborze firmy eventowej, ważne jest by wnikliwie zapoznać się z jej portfolio. Agencje eventowe, które posiadają duże doświadczenie w organizowaniu imprez mogą pochwalić się licznymi realizacjami i pozytywnymi referencjami. Ważna jest też kreatywność i pomysłowość. Zaangażowanie całego zespołu przełoży się na jakość projektu.

Podczas planowania każdego wydarzenia ważny jest spójny scenariusz i realizacja na najwyższym poziomie. Ciekawe atrakcje sprawią, że event będzie cieszył się powodzeniem wśród uczestników.

Jak zorganizować event krok po kroku czyli organizacja eventów firmowych w Warszawie

Eventy mają duży potencjał promocyjny. To sposób na osiągnięcie wielu korzyści dla danej marki. Przede wszystkim organizacja eventów pozwala na zbudowanie lub wzmocnienie pozytywnego wizerunku firmy. Event firmowy to okazja na wzmocnienie więzi między pracownikami lub zdobycie nowych klientów. To też okazja na miłe spędzenie czasu dla klientów i partnerów przedsiębiorstwa. Warto więc postawić na atrakcyjny program, który nie tylko będzie pozytywnie odebrany ale też szeroko promowany w mediach.

Jakie są najważniejsze problemy jakie mogą się pojawić podczas organizowania eventu? Na co zwrócić uwagę? Jak zorganizować event by był udany?

Oto kilka przydatnych wskazówek, które pomogą podczas organizacji eventów:

  • Nie dopinaj budżetu na ostatni guzik, zamiast tego zachowaj nawet niewielką kwotę zapasowych środków.
  • Zaplanuj scenariusz tak, aby był spójny i atrakcyjny. Rozplanuj wystąpienia, panele, atrakcje a także przerwy kawowe w odpowiednim czasie
  • Powinieneś wiedzieć sporo o uczestnikach wydarzenia – to do nich kierowane są wszystkie atrakcje
  • Zarezerwuj odpowiedniej wielkości salę lub cały obiekt uwzględniając ilość uczestników
  • Ile m2 na osobę? Przestrzeń nie może być zbyt mała, zarówno ta na catering jak i na inne atrakcje
  • Wyposażenie sali – warto upewnić się czy to co zostało przygotowane będzie działało na posiadanym przez salę sprzęcie czy wyposażeniu
  • Wybór odpowiedniego cateringu – dopasuj catering do charakteru wydarzenia. Czasem sprawdzi się ciepłe danie i przerwy kawowe, a czasem warto zaplanować finger food, gdzie goście będą mogli zjeść na “jeden kęs”

Jak widać, organizując event można napotkać wiele przeszkód. Większość z nich związana jest z planowaniem. Dlatego warto szczegółowe planowanie wydarzenia oddać w ręce specjalistów i agencji eventowych, którzy zajmą się organizacją tak, by wszystko odbyło się na najwyższym poziomie.

Najlepsze miejsca na event w Warszawie

Oferta na rynku obiektów konferencyjnych i eventowych w Warszawie zmienia się bardzo szybko. Powstaje coraz więcej miejsc konferencyjno-eventowych, które nie tylko są miłe dla oka ale i potrafią zaskoczyć. Organizatorzy wiedzą, że idealnie wybrane miejsce na event to przyjemność zarówno dla event managera jak i uczestników.

Wybierając miejsce na event należy przede wszystkim wziąć pod uwagę wielkość imprezy. W przypadku bardzo dużych imprez istotne jest by przestrzenie te nie miały kolumn, wnętrze było jasne i bez zdobień, istotna jest tez odpowiednia wysokość pomieszczenia. To ważne jeśli na sali ma się pojawić scenografia, światła i inne elementy.

A co z eventami o zróżnicowanym charakterze? Warszawa pełna jest wyjątkowych lokalizacji na event. Zarówno nowoczesnych jak i zabytkowych, eleganckich oraz tych o niezobowiązującej atmosferze. Ważne by miejsce nie tylko wpisywało się w kryteria scenariusza, ale by mogło pozytywnie zaskoczyć uczestnika.

Również zmienna pogoda dla organizatora eventu nie jest już problemem. Obiekty, których atutem jest atrakcyjna lokalizacja, przygotowane są na podjęcie gości o każdej porze roku i zapewniają im najlepsze warunki. Eventy w plenerze pozwalają zbudować pozytywne charakter marki, zachęcaja gości do odkrywania nowych miejsc i wspólnego przeżywania emocji towarzyszących wydarzeniu.

Nowe technologie sprawiają, ze eventy w Warszawie muszą gonić europejskie standardy. Dobrze zorganizowany event to też dobra dokumentacja wydarzenia.

Dobra organizacja imprez integracyjnych dla firm to również dobre zdjęcia z eventów

Z dnia na dzień przybywa coraz więcej rodzajów eventów biznesowych. Poza klasycznymi konferencjami firmowymi coraz częściej organizowane są imprezy dla pracowników, a na nich różnego rodzaju atrakcje – od sportowych po kulinarne. Zdjęcia z tego typu wydarzeń nie tylko służą w materiałach prasowych, PR – owych i marketingowych. Ich głównym zadaniem jest pokazać życie i ducha firmy.

Coraz częściej firmy decydują się na możliwość dokumentowania wydarzenia z lotu ptaka. W przypadku eventów plenerowych zdjęcia z drona są niezwykle pożądane, dają zupełnie odmienną perspektywę i wzbogacają materiał zdjęciowy.

Szukasz doświadczonego fotografa na event?

Zobacz jak wygląda moja oferta dla firm – fotografia eventowa. Zdjęcia z imprez biznesowych, spotkań firmowych, z konferencji i gal a także z innych ważnych wydarzeń okolicznościowych są jedną z moich specjalizacji. Chętnie zrealizuję profesjonalny reportaż zdjęciowy dla firm. Jestem do dyspozycji na terenie Warszawy, ale chętnie dojadę do innego miasta.

Poznaj szczegóły oferty!

Leave a Reply